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【Googleスプレッドシート】基礎の基礎!初心者向けの使い方講座

投稿日:2021-01-12 更新日:

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「Googleスプレッドシート」の基本的な使い方から活用方法までの備忘録です。

 

スプレッドシートの3つの特徴とメリット

(1)データの共有・複数編集が可能:共有→メルアドで招待
(2)テンプレート&関数が充実
(3)自動保存・エクセル連携・設定からオフライン作業など多機能

 

 

スプレッドシートの基本的な編集方法

データ(セル)を単純にフィルタで並べ替える方法

(1)フィルタしたいセルを選ぶ
(2)「データ」→「並べ替え」
※解除したい場合は「フィルタをオフにする」
※新規で作りたい場合は「フィルタを作成」
※塗りつぶしの色やテキストの色での並べ替えも可能

 

フィルタで並べ替える際に特定の行や列を固定する方法

(1)フィルタしたい行や列を選ぶ
(2)「表示」→「固定」→「固定する行または列を選択」
※表が大きくなればなるほど固定によって見やすくなる
※すべての行や列を固定することはできない
※スマホとPCでは固定表示に違いがあるらしい

 

 

 

スプレッドシートの関数テクニック

セルとセルを指定して、四則演算(足し算、引き算、掛け算、割り算)する関数

基本の関数の形式は「 =(セル) * (セル) 」。これは演算子「*」による掛け算

<四則演算の演算子>
+ (プラス):足し算
– (マイナス):引き算
* (アスタリスク):掛け算
/ (スラッシュ):割り算

※複数のセルを使って計算をしたい時は、( )カッコを使って計算を行う

 

 

 

顧客管理をスプレッドシートでする際のコツ

顧客管理をする場合、適した無料テンプレートが配布されています。また、自分でアレンジも可能です。しかし、特別な個人情報を付け加えていきたい場合はどうすればいいでしょう。方法は2つあります。

(1)名前部分に新規リンクを作成→新規のファイルが必要(顧客個別管理シートが膨大に増えてしまうのは現実的ではないが、少ない場合はいいかも)
参照:顧客個別管理シート(テンプレ/bizocean事務局)→ https://www.bizocean.jp/doc/detail/534572/
(2)「メモ」、もしくは「コメント」を活用→吹き出し型で追加可能。メモは作成者のみだが、コメントは共有で書き込みが可能(書いたユーザーも残る)。「解決」で表示されなくなるが、削除しない限り履歴として残る。
→コメントを活用すると顧客のパーソナル情報を共有できる。

 

 

スプレッドシートの意外な知識

◯セルに書き込める最大文字数は?

50,000文字まで使用可能らしいです。5万文字です。すごいです。
※スプレッドシートは 500万セルまたは18,278 列(列 ZZZ)まで可能。セルの文字数が5万文字を超える場合、そのセルはアップロードされません。
参照:Googleドライブに保管可能なファイル→ https://support.google.com/drive/answer/37603?hl=ja

 

 

参考になるスプレッドシート教則本

はじめてのGoogle スプレッドシートの教科書2020」は、Googleアプリの教科書シリーズ2020年版です。新入社員研修などでも採用されている公式の解説本です。

 

Google式10Xリモート仕事術――あなたはまだホントのGoogleを知らない」は、Google最高位パートナーである平塚知真子さんのGoogle虎の巻です。かなりレベル高いし、役立ちます。

 

 


 



 

では! 適宜追加していきます。

 



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