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【Googleスプレッドシート】基礎の基礎!初心者向けの使い方講座

投稿日:2021-01-12 更新日:

【Googleスプレッドシート】基礎の基礎!初心者向けの使い方講座

「Googleスプレッドシート」の基本的な使い方から活用方法までの備忘録です。

 



 

スプレッドシートの3つの特徴とメリット

(1)データの共有・複数編集が可能:共有→メルアドで招待
(2)テンプレート&関数が充実
(3)自動保存・エクセル連携・設定からオフライン作業など多機能

 

Googleスプレッドシートは、Googleアカウントを持っていれば誰でも無料で利用できます。Webアプリケーションですので、ネット上で作業するのが基本となります。つまりネットにアクセスができる端末ならば利用可能です。(1)で複数編集が可能と書きましたが、同時の編集もできます。チャット機能でリアルタイムで会話をしながら作業もできます。多機能でありながら、基本的には無料で使えます。簡単に言ってしまうと、エクセルのネット進化版といったところでしょう。

 

 

 

スプレッドシートの基本的な編集方法

データ(セル)を単純にフィルタで並べ替える方法

(1)フィルタしたいセルを選ぶ
(2)「データ」→「並べ替え」
※解除したい場合は「フィルタをオフにする」
※新規で作りたい場合は「フィルタを作成」
※塗りつぶしの色やテキストの色での並べ替えも可能

 

フィルタで並べ替える際に特定の行や列を固定する方法

(1)フィルタしたい行や列を選ぶ
(2)「表示」→「固定」→「固定する行または列を選択」
※表が大きくなればなるほど固定によって見やすくなる
※すべての行や列を固定することはできない
※スマホとPCでは固定表示に違いがあるらしい

 

小数点以下の処理は? 数値のカスタム表示設定の方法

表示設定の変更は、「表示形式」→「数字」→「表示形式の詳細設定」→「カスタム数値形式」で設定します。

設定するために覚えておく記号は「0、#、?」の3つです。これを組み合わせれば、カスタムが可能となります。それぞれの記号の意味は以下です。

・「0」その桁の数値がなくても0を表示する。
・「#」その桁の数値がないと何も表示しない。
・「?」その桁の数値がないとスペースを表示する。

この3つの記号を「,」「.」で組み合わせれば、カスタムが完成します。例えば、3桁区切りで小数点以下2桁までの表示だと→「#,##0.00」となります。

また「0」+「任意の単位」で単位を自由に付けることができます。

スプレッドシートのカスタム数式は使えば使うほど便利になります。

 

 

 

スプレッドシートの関数テクニック

セルとセルを指定して、四則演算(足し算、引き算、掛け算、割り算)する関数

基本の関数の形式は「 =(セル) * (セル) 」。これは演算子「*」による掛け算

<四則演算の演算子>
+ (プラス):足し算
– (マイナス):引き算
* (アスタリスク):掛け算
/ (スラッシュ):割り算

※複数のセルを使って計算をしたい時は、( )カッコを使って計算を行う

 

 

 

目標数値を達成したら、文字やセルの色を変える方法「条件付き書式」

「条件付き書式」というのは非常に便利な機能です。指定の文字や数値によってセルの文字や色を変えることができる機能です。ここでは「条件付き書式」の設定方法とメリットをご紹介します。

 

例えば目標を100%達成したらセルに合格色をつける、50%に届いてなかい場合は警告の色表示する、週末の記録セルには青や赤で塗りつぶすなど、いろいろな使い方ができます。

「条件付き書式」を導入することで、可視性が高まり、記録が一目瞭然となるメリットは、非常に作業効率をアップさせることとなります。

 

さて、その方法は下記の手順で行います。

(1)ルールを適用したいセルを選択する
(2)「表示形式メニュー」から条件付き書式→条件を追加

指定の文字や数値によってセルの文字や色を変えることができるスプレッドシート「条件付き書式」

(3)書式ルール(セルの書式設定の条件)を入力する
(4)「空白でない」をプルダウン→指示したい条件を選ぶ
※私の場合は100%を越えたらセル色と文字を変えたかったので、「次より大きい→値を100に設定→書式設定のスタイルで文字色などを指示→完了」で終了。
(5)書式ルールは保存されますので、いくらでも使いまわしが可能です。もちろん条件の上書きも簡単にできますので、修正も楽勝です。

 

「条件付き書式」の設定方法を覚えてしまうと、スプレッドシートの複雑な管理が楽しくなってきます。ただし、楽しくなりすぎて、なんでも条件を付けるのは危険です。複雑過ぎると情報が混乱してきますから。

 

スプレッドシートの「条件付き書式」のメリットとして覚えておいてほしいのは、大量の似たような情報を入力する場合、重複チェックをすることができます。これは非常に便利です。他にも顧客管理に男女の色分けをするなど、自分の確認したい項目を「条件付き書式」で設定して活用してみてください。

 



 

 

顧客管理をスプレッドシートでする際のコツ

顧客管理をする場合、適した無料テンプレートが配布されています。また、自分でアレンジも可能です。しかし、特別な個人情報を付け加えていきたい場合はどうすればいいでしょう。方法は2つあります。

(1)名前部分に新規リンクを作成→新規のファイルが必要(顧客個別管理シートが膨大に増えてしまうのは現実的ではないが、少ない場合はいいかも)
参照:顧客個別管理シート(テンプレ/bizocean事務局)→ https://www.bizocean.jp/doc/detail/534572/
(2)「メモ」、もしくは「コメント」を活用→吹き出し型で追加可能。メモは作成者のみだが、コメントは共有で書き込みが可能(書いたユーザーも残る)。「解決」で表示されなくなるが、削除しない限り履歴として残る。
→コメントを活用すると顧客のパーソナル情報を共有できる。

 

 

 

スプレッドシートの意外な知識

◯セルに書き込める最大文字数は?

50,000文字まで使用可能らしいです。5万文字です。すごいです。
※スプレッドシートは 500万セルまたは18,278 列(列 ZZZ)まで可能。セルの文字数が5万文字を超える場合、そのセルはアップロードされません。
参照:Googleドライブに保管可能なファイル→ https://support.google.com/drive/answer/37603?hl=ja

 

 

◯表計算ソフト(スプレッドシート)が誕生したのはいつ?

スプレッドシートとは、表計算ソフトという意味です。このスプレッドシートが誕生したのは1979年です。ダン・ブリックリン氏により、世界初の表計算ソフト「VisiCalc」の広告が初めて掲載されたのは1979年5月でした。当時の広告と開発者のインタビューがこちらです。

 

世界初の表計算ソフト「VisiCalc」の広告(1979年5月)

 

 

スプレッドシートは、パソコンが一気に普及する推進力となります。若きスティーブ・ジョブズが当時のことを語っています。

 

 

 

 

 

 

参考になるスプレッドシート教則本

はじめてのGoogle スプレッドシートの教科書2020」は、Googleアプリの教科書シリーズ2020年版です。新入社員研修などでも採用されている公式の解説本です。

 

Google式10Xリモート仕事術――あなたはまだホントのGoogleを知らない」は、Google最高位パートナーである平塚知真子さんのGoogle虎の巻です。かなりレベル高いし、役立ちます。

 

 


 



 

では! 適宜追加していきます。

 



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